こんにちは、「スマホを落としただけなのに」画面が割れて修理代に凹んでいるネクストスケープの八巻です。
この記事は「NEXTSCAPE クラウドインテグレーション事業本部 Advent Calendar 2018」の12/5 の記事です。
イントロダクション
皆さんは毎月の交通費等の経費精算はどのようにされていますでしょうか?当社では経費申請に Money Forward クラウド経費 (以下、MFクラウド経費)を導入しました。
MFクラウド経費の導入によって、従来毎月末にエクセル+紙運用で経費精算をしていた経費申請が効率化でき、当社の「働き方改革」としても効果を感じているのでまとめます。
Money Forward クラウド経費の紹介
MF クラウド経費は 株式会社マネーフォワードが提供している経費管理システムで、従業員の経費申請から経理の経費の取りまとめまでを管理できるツールです。
スマホアプリから申請できるワークフローの機能があり、外出が多い場合でも場所と時間を問わず簡単に経費申請をすることができます。
アプリ上で経費申請が完結する
アプリ上で経費申請が完結することによって、申請が効率的されました。例として以前は交通費申請をするために以下のツールが必要でした。
- Excel、プリンター・紙・判子
- 外出先メモ
- 経路検索アプリ
- 案件ID一覧ドキュメント
申請作成はスマホで!いつでもどこでも
申請作成がExcelではなくスマホアプリでできるようになったので、月末急に体調を崩しても家から簡単に申請できます。 以前は申請書に自分と上司の判子を押して提出する必要がありました。月の変わり目に急に体調不良で会社に来れなくなった場合、申請が遅れてしまう‥なんてことも発生していました。
更に紙の場合、提出したあとどうなっているかは確認しに行かない限り状況がわかりませんでしたが、アプリから申請状況が見れるので自分の申請が無事承認されたことも見通しが良いので安心感があります。
外出先のメモが不要になった!
月末にまとめて経費を申請するため、1ヶ月分の外出先をメモしておき月末にまとめて申請書を作成する必要がありました。 MFクラウド経費では、予め申請を作成しておくことができるので、交通費が発生したときにその場でスマホから申請を作成しておくことができます。
交通費は自動で計算してくれる!
申請を作成する際、自分で交通費を計算する必要がありましたが、MFクラウド経費では出発と目的地を入力するだけで、交通費を自動で計算してくれます。また、経路も「早い」「乗り換え少ない」「安い」のパターンから検索することが可能です。
案件IDも最新版
以前は社内文書管理から毎月最新の案件一覧ドキュメントをダウンロードして、申請書類に該当の案件IDを記入する必要がありました。MFクラウド経費では案件管理も含まれているため、常に最新の案件と申請を紐付けることができます。
導入前に心配だった点と結果
導入前はよく使うパターンはExcelの行をコピーすることで対応できていたので、導入によって毎回アプリから入力するのは非効率になるのではという心配がありました。 実際にはよく使うパターンはテンプレートとして管理できる機能があったため、かえってアプリのほうが便利になったと思っています。
まとめ
MFクラウド経費によって、従来型の紙と判子をつかった非合理的な申請フローに切り込むことができました。事務処理コストを抑えることでより業務のために時間を使うことができるという意味でとても効果があったと感じています。
