アドベントカレンダーの運営を効率化！PlannerとPower Automateで実現するスムーズな進捗管理

この記事は「NEXTSCAPE Advent Calendar 2024」の5日目の記事です。

年末に向けて恒例となりつつあるアドベントカレンダー企画。多くの企業やコミュニティが、12月の1日から25日まで毎日ブログ記事を公開する取り組みを行っています。しかし、多くの執筆者を取りまとめ、期日を守りつつスムーズに運営するのは意外と難しいものです。

弊社では今年、Microsoft PlannerとPower Automateを活用してアドベントカレンダーの進捗管理を効率化しました。本記事ではその仕組みをご紹介します！

アドベントカレンダー運営では、以下のような課題が発生することがよくあります。

これらの課題を解決するために、PlannerとPower Automateを組み合わせた仕組みを構築しました。

まず、Microsoft Plannerを使って執筆スケジュールを管理しました。

タスクの作成
投稿日ごとにタスクを作成し、各タスクに以下の情報を設定しました。
- タスク名：投稿日付と担当者名
- 担当者：執筆者
- 開始日：投稿予定の3営業日前
- 期日：記事の提出期限
バケットで進捗を可視化
各タスクに「未着手」「執筆中」「レビュー待ち」「投稿済（レビュー不要）」「投稿済（レビュー済）」などのバケットを設定し、ステータスを一目で確認できるようにしました。

Plannerだけでなく、Power Automateを使うことで、リマインダー作業を自動化しました。

Plannerからタスク情報を取得
Power Automateの「Plannerコネクタ」を使用して、すべてのタスクとその期日を取得。
リマインダー条件の設定
タスクの開始日あるいは期日の場合、該当タスクの担当者に通知するよう設定。
通知の送信
Microsoft Teamsを使い、リマインドメッセージを自動送信。通知に「アダプティプカードを投稿して応答を待機する」を使用することで、進捗状況の収集を行っています。

この仕組みを導入したことで、以下の効果を実感しています。

期日管理の負担軽減
スプレッドシートや手動でのリマインダー管理では、担当者への通知を漏らすことがあり、進捗確認に多くの時間と心的負担を割いていました。これが自動化されたことにより、管理者の作業が大幅に減少しました。
タスクの見える化
Microsoft Plannerでタスクをバケットに分け、ステータスを一目で確認できるようにしたことで、進捗確認のために個別に連絡する手間が減少しました。
執筆者の安心感
リマインダーが人間ではなくボットから送られる仕組みによって、「進捗確認されている」という心理的な圧迫感が軽減される効果が……あるかもしれません。ここは今年のフィードバックを楽しみにしようと思います。